Làm việc với bảng tính trong excel chắc hẳn bạn sẽ thường xuyên phải nhập dữ liệu, có nhiều bảng dữ liệu có rất nhiều các trường trùng lặp vậy làm thế nào để tăng tốc nhập dữ liệu. Dưới đây là giải pháp là tạo Drop-Down List, Drop-Down list phụ thuộc một list khác trong Excel được tip.com.vn tổng hợp được. Chỉ cần dùng list hay drop-down list trong Excel việc nhập liệu của bạn sẽ nhanh hơn rất nhiều. Cùng theo dõi bài viết bạn nhé!
1. Tạo drop down list thông thường trong Excel.
Ví dụ trong bảng dữ liệu có tỉnh thành phố là những dữ liệu lặp đi lặp lại vì vậy chúng ta cần tạo drop-down list giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng hơn.
Bước 1: Nhấn chọn ô muốn tạo drop-down list hoặc chọn cả cột muốn tạo drop-down list. Trên thanh Ribbon bạn vào tab Data => Data Validation.
Bước 2: Hộp thoại Data validation xuất hiện nhấn vào tab Settings tại mục Allow chọn List, mục Source nhập tên các thành phần nằm trong drop down phân cách nhau bởi dấu phẩy.
Thêm 1 cách khác không cần nhập dữ liệu trực tiếp đó là bạn có thể nhập các thành phần của drop-down list trên 1 sheet khác. Ví dụ: Tạo sheet Dữ Liệu có các tỉnh như hình dưới
Trên cửa sổ Data Validation chọn biểu tượng Biểu tượng phím mũi tên lên.
=> di chuyển sang Sheet Du_Lieu => chọn toàn bộ các tỉnh:
Kết quả cũng sẽ thu được như khi tạo với cách nhập trực tiếp.
Bước 3: Bây giờ kiểm tra lại kết quả chúng ta sẽ thấy 1 biểu tượg mũi tên hướng xuống dưới click vào đó drop-down list sẽ xuất hiện. Có thể copy qua ô khác để dùng nhé các bạn.
2. Tạo drop-down list có giá trị phụ thuộc một list khác.
Ví dụ: Chúng ta cần nhập list tỉnh và list quận huyện theo tỉnh.
Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.
Bắt buộc quá trình tạo list phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan
Cách đặt tên cho các vùng dữ liệu như sau:
- Nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên => Chọn Define Name
![Hướng dẫn Drop-Down List, Drop-Down list phụ thuộc một list khác trong Excel 9]()
- Hộp thoại New Name xuất hiện bạn nhập tên tương ứng cho các vùng như đã quy định ở trên.
![Hướng dẫn Drop-Down List, Drop-Down list phụ thuộc một list khác trong Excel 10]()
- Ở đây mình tự đặt là Thái_Bình 2 từ cách nhau bởi dấu gạch ngang dưới. Nếu bạn ko đặt tên ở bước này Excel sẽ tự đặt cho bạn.
Bước 2: Sau khi đặt tên cho vùng dữ liệu xong Click chuột vào ô cần đặt list phụ thuộc => Vào tab Data => Data Validation.
Bước 3: Hộp thoại Data Validation.xuất hiện trong mục Allow chọn List, mục Source nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(E7," ","_")) với E7 chính là ô Thái Bình (list tham chiếu)
Ở bài viết này tip.com.vn sử dụng hàm INDIRECT kết hợp với hàm SUBSTITUTE lấy giá trị tên tỉnh đã được loại bỏ dấu cách tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với giá trị tham chiếu.
Ví dụ khi list tỉnh lấy kết quả tỉnh Thái Bình hàm SUBSTITUTE thực hiện thay dấu cách bằng dấu "_" => giá trị tham chiếu trở thành Thái_Bình =>> tham chiếu tới vùng dữ liệu có tên Thái_Bình => Giá trị trả về là các huyện trong tỉnh thái bình từ ô E3 -> ô E7 trong sheet dữ liệu đã đặt tên.
Các bạn chú ý ở bước này trên công thức để địa chỉ tương đối nếu không giá trị giữa các thành phố không thay đổi.
Bước 4: Kích chọn OK được kết quả:
Bước 5: Bây giờ copy công thức cho các ô còn lại ta có kết quả:
Vậy là chúng ta dã tạo xong 1 list có phụ thuộc vào 1 list khác rồi đấy.
Lời kết.
Trên đây là hướng dẫn Drop-Down List, Drop-Down list phụ thuộc một list khác trong Excel khá đơn giản. Mong rằng bài viết có ích với các bạn. Chúc các bạn thành công!
