Sử dụng Excel nếu không biết cách dùng các hàm trong Excel thì quả là một thiếu sót cực lớn. Excel có rất nhiều hàm thực hiện các chức năng khác nhau vì vậy để nắm rõ tất cả các hàm là điều khá khó khăn. Bên cạnh đó nếu viết không đúng cú pháp hàm Excel chúng ta cũng không thu được kết quả như ý muốn. Vì vậy hãy tham khảo cách viết hàm chuẩn trong Excel dưới đây của tip.com.vn để biết cách viết các hàm trong Excel một cách chuẩn chính ta nhé.
I. Hướng dẫn cách viết hàm chuẩn trong Excel.
Mỗi hàm Excel khác nhau đều có cú pháp khác nhau tuy nhiên đều có 3 thành tố chính. Vì vậy để dùng hàm trong Excel đúng cách, chúng ta cần chú ý các đến các yếu tố này.
1. Cấu trúc của hàm (Cú pháp viết hàm).
Cấu trúc của hàm Excel hay cú pháp khi viết hàm đều được Excel được gợi ý về cấu trúc để chúng ta viết đúng. Khi gõ hàm đến Excel sẽ gợi ý đến đó vì vậy điều tiên quyết là chúng ta chỉ cần nhớ đúng tên hàm .
Ví dụ: Cấu trúc hàm VLOOKUP như sau:
Nếu viết đúng tên hàm gợi ý trong cấu trúc của hàm trong Excel sẽ giúp chúng ta biết được hàm cần đối số gì để có thể tính toán được và đương nhiên chỉ khi viết đúng cấu trúc thì hàm mới tính đúng.
2. Giá trị nạp vào hàm.
Ngoài việc viết đúng cú pháp của hàm trong Excel chúng ta cũng phải viết đúng giá trị của các đối số, tham số trong hàm nữa.
Ví dụ: Trong hàm VLOOKUP tham số col_index_num là số vì vậy chúng ta cần nhập 1 con số thể hiện số thứ tự cột chứa kết quả cần tìm trong table_array.
Bên cạnh đó khi nhập giá trị vào hàm cũng cần để ý đến cách nạp đối số ví dụ như
- Nạp trực tiếp: Viết trực tiếp giá trị.
- Nạp gián tiếp: Tham chiếu tới 1 ô chứa giá trị
Trong 2 công thức trên đều ra kết quả đúng, nhưng trong cách nạp giá trị vào hàm sử dụng 2 cách khác nhau:
3. Loại dữ liệu nạp vào.
Một yếu tố quan trọng khác cần chú ý đó là loại dữ liệu nạp vào
a. Dữ liệu trực tiếp (hoặc giá trị tại ô được tham chiếu): có 3 loại chính:
- Loại Text: là ký tự văn bản khi viết trực tiếp phải đặt nội dung text trong cặp dấu nháy kép.
- Loại Number: là ký tự số. Khi viết trực tiếp có thể viết ngay mà không cần đặt trong cặp dấu nháy kép.
- Loại Date: Khi viết trực tiếp phải đưa về dạng số (General) hoặc phải viết dạng tham chiếu
b. Với dạng tham chiếu thì chú ý tới loại Range và Array
- Range là 1 vùng ô, có thể gồm 1 hoặc nhiều ô liên tiếp nhau. Thường dạng range áp dụng cho vùng dữ liệu có 1 cột
- Array là 1 mảng dữ liệu, có thể là toàn bộ dữ liệu trong 1 ô hoặc một phần dữ liệu bên trong ô đó
Như vậy với tham chiếu dạng mảng dữ liệu sẽ rộng và phức tạp hơn dạng Range nhiều lần
Ví dụ:
- Tham số sum_range trong hàm SUMIF là dạng range.
- Tham số table_array trong hàm VLOOKUP là dạng array.
Khi tính toán, các hàm trong Excel sẽ căn cứ theo bản chất của từng loại dữ liệu trực tiếp để tính.
Loại dữ liệu là yếu tố thường không được để ý và bỏ qua do không nhìn thấy, nhưng nó lại là nguyên nhân chính gây ra các lỗi mà chúng ta khó phát hiện ra.
II. Thứ tự các bước kiểm tra 1 hàm trong Excel như sau
- Bước 1: Kiểm tra đã xem viết đúng cấu trúc của hàm chưa ( viết đúng thì gợi ý của hàm sẽ hiện ra)
- Bước 2: Kiểm tra các giá trị được nạp vào hàm đã đúng chưa
- Bước 3: Kiểm tra loại dữ liệu của giá trị được nạp vào hàm đã tương thích / khớp với nhau hay chưa
III. Lời kết.
Hi vọng hướng dẫn viết hàm trong Excel chuẩn trên đây của tip sẽ giúp các bạn viết và sử dụng công thức trong Excel tốt hơn. Chúc các bạn làm chủ được Microsoft Excel nhé.
