Khi soạn thảo văn bản Word không khó tránh khỏi những sai sót trong đó thừa khoảng trắng và lỗi xuống dòng là 2 lỗi mà người dùng dễ mắc phải nhất. Nếu sửa thủ công từng lỗi một thì sẽ rất mất thời gian. Vậy có cách nào xóa khoảng trắng thừa và lỗi xuống dòng trong Word nhanh nhất tối ưu nhất không ? Đây là câu hỏi khá nhiều người gửi đến cho Tip.com.vn. Vì vậy trong bài viết này tip.com.vn sẽ huonwgs dẫn các bạn xóa tất cả khoảng trắng thừa và lỗi xuống dòng trong Word một cách nhanh chóng nhất.
Lưu ý mẹo xóa khoảng trắng thừa và lỗi xuống dòng này áp dụng với mọi phiên bản Word từ 2003, 2007, 2010,2013, 2016, và cả Word 2019 cũng như Office 365 mới nhất nữa các bạn nhé.
1. Cách sửa lỗi xuống dòng trong Word.
Lỗi xuống dòng trong Word là lỗi thường xảy ra do thói quen nhấn Enter của người dùng khi chưa kết thúc đoạn vặn. Đây là lỗi chính tả thường gặp khi lỗi xuất hiện ở giữa văn bản khi không kết thúc bằng dấu câu.
Theo quy ước những đoạn xuống dòng đúng sẽ nằm phía sau dấu chấm (.) hoặc các dấu kết thúc câu khác. Vì vậy các bạn có thể sửa lỗi xuống dòng trong Word theo các bước dưới đây:
Bước 1: Mở file Word cần sửa lỗi xuống dòng ra. Trên bàn phím bấm tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Find and Replace hoặc vào tab Home => Editing => Replace.
Bước 2: Tại hộp thoại Find and Replace các bạn nhấn vào tab Replace sau đó điền theo các mục như dưới đây
- Ô Find what ký tự .^p. Trong đó dấu (.) là dấu kết thúc câu và ^p là ký hiệu xuống dòng.
- Ô Replace with có thể nhập dãy ký tự tùy ý khác nhau cho các dấu kết thúc câu khác nhau. Ví dụ !^p thì thay là 88888 chẳng hạn
Nhập xong nhấn Replace All.
Bước 3: Lúc này khi trở lại văn bản các bạn sẽ nhìn thấy những đoạn xuống dòng có dấu chấm sẽ được ký hiệu bằng ký tự thay thế ở trên ví dụ mình dùng 55555 thì sẽ hiển thị như sau:
Bước 4: NhấnCtrl + H lần nữa .
- Sau đó trong ô tìm kiếm Find what nhập ký tự xuống dòng ^p.
- Ô Replace with nhập ký tự khoảng trắng (dấu cách).
Kiểm tra lần nữa sau đó nhấn Replace All.
Bước 5: Một lần nữa tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H
- Ô Find what nhập ký tự đặc biệt dùng để thay thế các dấu kết thúc câu đã thay ở bước 1, ở đây mình dùng 55555.
- Ô Replace with sẽ nhập dấu kết thúc câu được thay thế bởi dãy kí tự đặc biệt đó, ở đây sẽ là .^p.
Cuối cùng cũng nhấn Repace All.
Bước 6: Kết quả thu được đó là tất cả các lỗi xuống dòng đã sửa thành công. Tuy nhiên lúc này sẽ xuất hiện lỗi khoảng trắng thừa và bạn chỉ cần xóa chúng theo hướng dẫn dưới là xong.
2. Cách xóa khoảng trắng thừa trong Word:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace .
- Tại ô Find what bạn nhập 2 ký tự khoảng trắng (dấu cách).
- Tiếp đến ô Replace with nhập 1 ký tự khoảng trắng (dấu cách)
=> Cuối cùng nhấn Replace All để xóa tất cả khoảng trắng thừa
Bước 2: Kết quả tất cả khoảng trắng thừa đã được xóa đi
Lời kết.
Vậy là chỉ với công cụ Find and Replace trong Word chúng ta đã làm được 2 việc tưởng như mất thời gian đó là cách sửa lỗi xuống dòng và xóa khoảng trắng thừa trong Word 2020, 2013, 2016, 2019 một cách cực nhanh. Chúc các bạn làm việt tốt với Word.
