Có thể bạn chưa biết không cần một phần mềm chuyên nghiệp dể vẽ sơ đồ tổ chức chúng ta có thể sử dụng Word. Trong Word chúng ta có hẳn 2 cách vẽ một sơ đồ tổ chức đó là sử dụng SmartArt và sử dụng công cụ Shapes. Mỗi cách vẽ lại có ưu nhược điểm riêng vì vậy trong bài này chúng ta sẽ học cả 2 cách vẽ sơ đồ tổ chức này nhé.
Bài viết dưới đây tip.com.vn sẽ hướng dẫn các bạn hai cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word 2019, các phiên bản Word khác như 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 Office 365 cách làm cũng tương tự nhé
I. Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng SmartArt.
Bước 1: Trên giao diện Microsoft Word các bạn chọn Insert => SmartArt.
Bước 2:Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic sẽ xuất hiện các bạn chọn Hierachy. Sau đó chọn kiểu sơ đồ là sơ đồ tổ chức trong danh sách sơ đồ trong Hierachy.
Bước 3: Sơ đồ sẽ được hiển thị trên giao diện soạn thảo Word, các bạn chỉ cần nhập nội dung vào các ô text trong sơ đồ.
Để hiển thị Text Pane bạn nhấn vào Design => Text Pane như hình vẽ.
kết quả Text Pane sẽ hiển thị như sau:
Nếu các bạn muốn thêm các hộp khác trong sơ đồ tổ chức để thêm nội dung vào sơ đồ, các bạn chọn hộp gần với vị trí các bạn muốn thêm hộp nhất. Chọn thẻ Design trong Smartart Tools => chọn mũi tên bên cạnh Add Shape => chọn vị trí chèn hộp so với hộp đang chọn.
Có 4 vị trí các bạn có thể lựa chọn:
- Add Shape After: chèn hộp cùng mức ở phía sau.
- Add Shape Before: chèn hộp cùng mức ở phía trước.
- Add Shape Above: chèn hộp ở trên một mức với hộp đang chọn.
- Add Shape Below: chèn hộp ở dưới một mức với hộp đang chọn.
Bước 4: Để thay đổi màu sắc cho sơ đồ tổ chức thêm sống động các bạn chọn Design => Change Colors -> sau đó chọn màu các bạn muốn.
Có thể tùy chọn trong SmartArt Styles của Design để chọn sơ đồ 2D hoặc 3D tùy ý.
Để thay đổi kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ các bạn chọn thẻ Format và thay đổi trong phần WordArt Styles, Text Fill, Text Effects.
Ví dụ sơ đồ tổ chức sau khi chỉnh sửa:
II. Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng Shapes
Ngoài cách sử dụng trực tiếp SmartArt ở trên để vẽ sơ đồ tổ chức thì các bạn có thể sử dụng các công cụ trong Shapes. Các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên các bạn chọn Insert => Shapes.
Bước 2: Tại đây có nhiều kiểu khối hình đường thẳng, mũi tên và rất nhiều hình họa khác. Để vẽ sơ đồ tổ chức các bạn chỉ cần sử dụng khối hình chữ nhật, đường thẳng, và đường mũi tên một chiều. Các bạn cũng có thể sử dụng các khối hình khác cho phù hợp.
Để chèn đường thẳng, mũi tên các bạn chọn Insert => Shapes và chọn đường thẳng hoặc mũi tên trong phần Lines. Sau đó vẽ lên trang soạn thảo Word bạn sẽ được. Nếu chèn khối hình chữ nhật các bạn chọn nsert => Shapes chọn khối hình chữ nhật trong phần Rectangles và vẽ lên Word.
Bước 3: Các bạn vẽ nhiều khối hình chữ nhật tương ứng với các nội dung mà các bạn muốn có trong sơ đồ tổ chức.
Nếu các khối hình giống nhau các bạn có thể sao chép bằng cách chọn khối hình sau đó nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ con trỏ chuột sau đó di chuyển con trỏ chuột đến vị trí khác và thả chuột. Hoặc các bạn có thể sao chép và dán như bình thường với tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.
Bước 4: Tiếp theo các bạn vẽ các hình mũi tên và đường thẳng để chỉ đến, mũi tên được chỉ xuống vị trí thấp hơn trong sơ đồ.
Bước 5: Như vậy các bạn đã có khung sơ đồ tổ chức, bây giờ các bạn cần điền nội dung vào sơ đồ tổ chức. Để thêm text vào các khối hình Shapes các bạn nhấn chuột phải vào khối hình và chọn Add text sau đó nhập chữ vào khối hình. Hoặc các bạn nhấn chọn khối hình và nhập chữ.
Sau khi đã nhập xong nội dung cho sơ đồ tổ chức, các bạn cần hiệu chỉnh, chọn màu sắc, kiểu chữ, kiểu hình.. Tất cả các tùy chỉnh này các bạn thực hiện trong thẻ Format khi các bạn chọn khối hình.
Dưới đây là một sơ đồ tổ chức được vẽ bằng công cụ Shapes trong Word.
Lời kết.
Vậy là tip đã hướng dẫn cho các bạn 2 cách vẽ sơ đồ cấu trúc tổ chức trong Word rồi đấy. Rất đơn giản phải ko nào.Chúc các bạn thành công!
