Để nhập dữ liệu trùng lặp một cách nhanh chóng trong Excel có một công cụ hỗ trợ đắc lực việc này đó là Data Validation. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng Data Validation thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của tip.com.vn nhé.
Cách sử dụng Data Validation để nhập dữ liệu nhanh.
Ví dụ chúng mình có bảng sau yêu cầu đề ra là cần nhập vào giới tính và quê quán của các nhân viên. Giới tính có Nam, Nữ, Quê Quán thì chỉ nằm trong danh sách các tỉnh của Việt Nam vì vậy đây là các trường dữ liệu lặp. Để nhập nhanh dữ liệu chúng ta sẽ dùng Data Validation để tạo các list chọn nhanh dữ liệu.
Cách sử dụng Data Validation với dánh sách nhập vào.
Bước 1: Bạn chọn 1 ô trong cột giới tính bất kỳ sau đó trên thanh công cụ nhấn vào tab DATA => Data Validation
Bước 2: Hộp thoại Data Validation xuất hiện bạn chọn như sau:
- Tại mục Allow bạn chọn List.
- Tại mục Source, nhập các danh sách có sẵn, ví dụ: Đối với giới tính thì các bạn nhập Nam,Nữ rồi nhấn OK, là xong!
Bước 3: Kết quả thu được ở ô giới tính chúng ta sẽ thu được drop-down list như sau.
Bước 4: Copy drop-down list cho các ô còn lại là xong.
Cách sử dụng Data Validation với danh sách là 1 vùng dữ liệu
Ở trên chúng ta phải nhập vào danh sách vì vậy rất bất tiện. Cũng may là Data Validation còn hỗ trợ danh sách là 1 vùng dữ liệu có sẵn.
Ví dụ :
Dưới đây chúng ta có 1 vùng dữ liệu nhập sẵn quê quán cho các nhân viên như sau. Yêu cầu cần nhập nhanh quê quán cho các nhân viên.
Cách thực hiện.
Các bước thực hiện tương tự như cách trên chúng ta chỉ thay đổi nhỏ ở bước nhập Source đó là thay vì nhập tay vào chúng ta click vào mũi tên để chọn vùng quê quán là được.
Bước 1: Chọn ô cần nhập nhanh quê quán. Trên thanh Ribbon nhấn vào tab Data => Chọn Data Validation.
Bước 2: Trong cửa sổ Data Validation mục Allow bạn chọn List. Sau đó click vào mũi tên như hình dưới đây ở mục Source.
Bước 3: Kéo chọn vùng dữ liệu quê quán rồi nhấn Enter.
Bước 4: Hộp thoại Data Validation xuất hiện lần nữa nhấn OK là xong
Bước 5: Kết quả ô chọn quê quán đã hiển thị danh sách như hình dưới. Bạn có thể copy cho các ô khác là xong.
Lời kết.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng Data Validation trong Excel của tip.com.vn để nhập nhanh dữ liệu cho các bảng tính nhiều dữ liệu. Ngoài ra bạn có thể tham khảo cách tạo drop-down list có giá trị phụ thuộc một list khác để nhập nhanh các dữ liệu phụ thuộc nhé. Chúc các bạn thành công.
